A címben foglalt téma az életem egyik sarokpontja :) Maga a blog is eredendően azért jött létre, hogy azt a kis területet, amit az egyensúly(talanság) a pihenés számára biztosít, itt "megénekeljem". Így most arról írok kicsit hosszabban, hogy milyen technikát alakítottam ki magamnak ahhoz az elmúlt hónapokban, hogy azokra a dolgokra, amelyekről ide írok néha, a korábbinál több időm legyen. Néhány kulcsszó mindehhez: produktivitás, bullet journal, háromszintű tervezés, reflexió.
A fentieknél sokkal megalapozottabb, tudományosabb kulcsszavakat is lehetne ennek a témának a feldolgozásakor kiemelni, de nekem most nem ez a célom. Bár kétségtelenül "szakirodalmaztam" a kérdéskör körüljárása során, ámde ez nem a megfelelő módszertannal, és nem a legautentikusabb eredeti forrásokra irányult. Inkább a másodlagos források, a review-k és az esettanulmányok rengetegében merültem el időnként. Olvastam blogokat (később írok egy listát róluk, igazán hasznosak), jártam facebook csoportokban (ezek kevésbé eredményes kirándulások voltak), néztem videókat, útmutatókat stb.
A szempontjaim a következők voltak:
- már kipróbált technikák legyenek
- kerüljék a "tutiezalegjobbmindenkinek" szemléletet
- kevés idő alatt is jól menedzselhetőek legyenek
- kis költséggel járjanak
- munka és magánélet támogatására is megfelelőek legyenek
- a múltbeli és a jövőbeli dolgok jól áttekinthetőek legyenek
- szokások, eredményesség, körülmények, szubjektív benyomások rögzítése is lehetséges legyen egy helyen
A fenti szempontok mindegyikének kevés dolog felelt meg, de végül mégis sikerült egy számomra működőképesnek tűnő rendszert felállítani. Természetesen nem egyetlen formát vettem át egyvalakitől, hanem a különböző forrásokban olvasott/látott lehetőségeket kombináltam a nekem megfelelő módon.
Az eddigi életem úgy telt, hogy a tervezésre, főleg a hosszabb távú tervezésre nemigen fordítottam figyelmet, a legtöbb "életprojektem" csak úgy alakult, lett, előre nemigen építettem fel az utakat magamnak. Ez tekinthető hibának is, de vehetjük úgy is, hogy rugalmasan alkalmazkodtam a lehetőségekhez. Akárhogy is nézzük, már ez így történt, és gyökeres változtatást ezen nem is terveztem a következő 40 évre sem :)
Ugyanakkor mégis éreztem a szükségét annak, hogy nagyobb léptékben is legyenek to-do-listek. Elsősorban a munka területére volt szükségem a rendezettebb tervezésre, mert a sokféle tevékenység párhuzamos menedzselése néha nehezebbé vált, mint amennyire ez kényelmesnek mondható.
Szóval nem csak tennivalólistákra volt szükségem, hanem arra is, hogy közép- és hosszútávon (bár kinek mi a hosszútáv, ugye) is tudjam áttekinthetően menedzselni a tennivalókat.
Akkor ennyi előzmény után lássuk is a rendszert, amit kialakítottam a saját igényeim és szükségleteim szerint.
A keret
Korábban már említettem egy bejegyzésben a bullet journal-t. Ez képezi az alapját a rendszernek, amiben működtetem a technikámat. Ehhez mindösszesen egy megfelelő naplószerű dologra van szükség, én azért meg akartam adni a módját, és egy eredeti pontozott Leuchtturm 1917 Bullet Journal-t vettem erre a célra. (A bullet journal részleteiről most itt nem írok, de ezen a linken a lényeget el lehet olvasni róla.)
Ehhez egy 20 színű Stabilo point 88 tűfilc csomagot vettem (azóta már rájöttem, hogy teljesen felesleges ennyi szín, pont elég 4-5 is).
Tartozik még hozzá a második lépcsős továbbgondolás óta egy csomag sima post it (76x127 mm), aminek a szerepéről még írok lentebb.
Végül pedig két (illetve pár napja 3) elektronikus felülettel egészül ki a környezet, egyrészről megtartottam a már évek óta használt Google Calendar-t, másrészről pedig a 2-3 éve rendszertelenül használt Wunderlist került be. (És még egy-két napja használom a Habitica-t, erről is lentebb még esik szó.)
Szóval ezek az elemek alkotják a rendszert, és lássuk akkor a további részleteket.
A technika
Az egész folyamat alapját a tervezés hármas egysége, vagyis a havi, heti és napi tervezés adja. Ez azt jelenti, hogy a bullet journalban ennek megfelelően készített sablonok segítenek engem (ennek kialakítása is hosszabb idő volt, egy-két részletet erről máris írok). Kezdetben csak ezt használtam. Elolvastam a bullet journal (és más, hasonló felfogásban készített napló) készítésével foglalkozó néhány alapvető tudást közvetítő honlapot, blogot, megnéztem a sablonokat, instragramon és pinteresten is összegyűjtöttem néhányat, amelyek szimpatikusnak (értsd: áttekinthetőnek, követhetőnek) tűntek nekem. Főleg a Passion Planner adott inspirációt, ez kiegészült a Productivity Planner nyomán jött ötletekkel.
Eleinte a heti sablont függőleges beosztással használtam, de ez nem vált be igazán. Ezután a vízszintes rendezésre váltottam, és így elegendő helyem maradt arra, hogy a munkában vitt projekteknek, a munkához kapcsolódó, nem projektben szereplő feladatoknak, és a szubjektívebb feljegyzéseknek is tere legyen. Minden hét egy kétoldalas rész.
 |
| A jelenlegi heti sablon (a foltok a kép miatt kiretusált feladatok nyomai :) ) |
A heti tervezésben továbbra is nagy szerepe van a Google Calendarnak, ebben szerepelnek a rendszeres napi tennivalóim, a munkahelyi állandó feladataim, események, megbeszélések, találkozók.
A napi tervezés egyrészt ebben a heti sablonban történik, másrészt egy idő után a produktivitással és a tervezőkkel/naplókkal kapcsolatos kutakodásom eredményeképpen kiegészült a priorizált napi feladatlistával (köszi, productivity planner), ezt készítem el egy-egy post it-re minden napra, és beragasztom a heti sablon erre szolgáló részébe (részben azért alakítottam ki ezt a technikát, mert nem fért be a sablonban minden naphoz a tennivalólista).
 |
| A napi prioritáslista - az első négyzetbe a tervezett nehézség, a második négyzetbe a valós nehézség jelzése kerül, a körök kitöltésével pedig vizuálisal lehet ábrázolni az utóbbit (azóta már 9 elemes a napi listám) |
Az egyetlen gyenge pontom a havi sablon használata. Csak kevés olyan bejegyzés van, amit több hónappal előre be lehetne jegyezni, illetve a heti sablonokat hétről hétre rajzolom meg, így nincs is előre a következő hónap "berendezve". De nem érzem a hiányát egyelőre.
A napi tervezést és feladatvégzést támogatja a Wunderlist (és pár napja a Habitica). Ebben egy napi listát vezetek, amelyre mindig az aktuális napi tennivalók kerülnek fel. Ez duplikációnak tűnhet a post it-es prioritáslistával együtt, és kicsit így is van. Azonban azért használom, mert nem hordom magammal a bullet journalt, ám a telefonom mindig velem van, illetve emlékeztetőt, határidőt is lehet beállítani benne. (A Habitica-t pedig kísérleti jelleggel használom jelenleg. Ez a gamification elemeit használja, és szokások kialakítására, megerősítésére, napi rendszeres feladatok nyomon követésére, to-do-listek használatára van mód benne. Ha beválik, leváltom vele a Wunderlistet.)
A fentieken kívül még beépítettem az éves tervezés elemeit is (a Year Compass és a Passion Planner nyomán) a reflexió, visszatekintés, valamint a kreatív jövőtervezés kapcsán.
 |
| Reflexióhoz |
A használat menete
A rendszeres tervezési folyamat a következőképpen alakul:
- vasárnap este végiggondolom a következő hét tennivalóit, eseményeit, találkozóit, fókuszpontjait, határidőit
- beírom a hét napjaihoz a szükséges tennivalókat eseményeket stb.
- hétfőn reggel újra végigfutom, áttekintem a hetet, és beírom a post it-re az aznapi tennivalókat a megfelelő prioritási sorrendben, és a hozzá várhatóan szükséges időtervet (egy 5-ös skálán mennyire lesz sok/nehéz/komplikált vele foglalkozni, beírom a számot)
- minden este végignézem az aznapra a post it-re felírt listát, és egyenként felülvizsgálom, hogy mit végeztem el, és mi maradt meg másnapra, valamint hogy amit elvégeztem, annál jól mértem-e fel az 5-ös skála mentén a rá fordítandó időt/energiát, és bejelölöm, hogy valójában mennyi időbe/energiába került
- minden este felírom az esetleges szubjektív benyomásaimat, fontos, megjegyzendő dolgokat (pl. egy ötlet, egy érdekes honlap, történés, esemény stb.), és ha valami öröm ért, vagy amiért hálás lehetek aznap
- minden este lefekvés előtt végiggondolom a következő napomat, milyen tennivalók, események, találkozók stb. lesznek, és megírom a prioritáslistát a következő napra a post it-re
- minden reggel átnézem a napi tennivalókat, és a post it-ről beírom a Wunderlistbe a tennivalókat (most a kísérlet alatt a Habiticába is)
- napközben pedig elvégzem a napi feladatokat :)
- vasárnap este visszanézem a hetet, és még felírom, ha valami utólag fontosnak bizonyult a hét eseményei közül
- a hónap végén néhány kérdés alapján átgondolom, és le is írom, mi volt eredményes, mit tanultam a hónapban, mit kell máshogy tennem máskor, mi volt emlékezetes, és mi az a három terület/dolog, amit fejleszteni kell még stb.
Miért jó ez nekem?
Az esti tervezés és a reggeli áttekintés azt segíti, hogy jobban tudatosuljanak a feladatok, kevésbé felejtem el őket, illetve a produktivitást növeli az, hogy egyrészt a fontossági sorrendet előre kialakítom, másrészt az eredményességet nyomon követem (milyen feladatokat nem tudok elvégezni aznap, amikorra tervezve van, milyen feladatokra kell több idő, mint ahogy azt terveztem stb.), s később ezt már felhasználom.
Azért is jó ez a rendszer, mert könnyen vissza tudok tekinteni a korábbi eseményekre, fel tudom idézni, és egy helyen látom a munka és a magánélet dolgait.
A reflektív havi összegzés - nyilván nem nagy újdonság ez nekem, aki neveléstudomány területén dolgozik - segíti a tanulságok beépítését, a jobbá válást stb.
Mindenképp analóg megoldást akartam alapul, mert a digitális információk áradata már eltelíti az embert, már sokszor áttekinthetetlenek és nehezebben rendszerezhetők, nehezen kezelhető egy helyen (ennek ellenére több hagyományos "naplós" cég - pl. Moleskine, Leuchtturm - használnak online megoldásokat is, kiegészítésként, vagy gazdagításként).
Még egy dolgot használok, a produktivitás növelése érdekében: logolom az itthoni laptopomon azt, hogy miylen oldalakat mennyi ideig használok (van nyitva), ehhez a RescueTime alkalmazást állítottam be. Igen hasznos kis cucc, heti összefoglalókat küld pl. minderről, és jól nyomon követhető, hogy mivel töltöttem (néha: csesztem el 😀 ) az időt. Testreszabható, célok tűzhetők ki, optimális lehet bárki számára.
Remélem, mindezek segítenek tartani az eredményesebb, szervezettebb munkafolyamatokat, és a munka-magánélet egyensúlyában a magánéletre is több idő jut általa.
Ha te is kipróbálod, dobj egy kommentet, hogy tudjam, nem vagyok egyedül. 😃
